Zelforganisatie als leidend principe bij Sociale wijkteams

bijenGemeenten en zorginstellingen staan momenteel voor een grote uitdaging in de drievoudige transitie van de AWBZ naar de WMO, van de jeugdzorg en van de Wet Werk & Inkomen. Veel gemeenten zijn voortvarend aan de slag gegaan met het opzetten van Sociale Wijkteams als antwoord op deze transities. De teams, bestaande uit diverse vakdisciplines vanuit veel verschillende organisaties zoeken naar nieuwe manieren van samenwerken. Er wordt veel gevraagd en verwacht van deze multidisciplinaire teams.

Heldere verwachtingen, duidelijke verantwoordelijkheden, effectieve overleggen en gedragen spelregels zijn daarbij essentieel. De nadruk ligt op het werk organiseren, niet de medewerkers. Dat vraagt naar ons idee een andere dan de traditionele wijze van samenwerken. Niet zozeer zelfsturing, maar zelforganisatie is daarbij ons antwoord.

Het samenstellen van teams uit verschillende organisaties en vakgebieden vereist loslaten van hiërarchische aansturing en van de autonomie van een wijkteam. Het zijn niet langer de functies, maar de rollen en de verantwoordelijkheden die bepalend zijn voor de werkwijze van het team.

De top-down overlegstructuur maakt plaats voor teamoverleg gericht op enerzijds de uitvoering van rollen en anderzijds op de realisatie van de teamopdracht (doelen). Niet de individuele maar de teamprestaties staan centraal. In het overleg komen alleen problemen of kansen aan de orde, waarbij gestuurd wordt op wat nodig is om het verschil tussen de huidige en wenselijke situatie te bereiken.

Een dergelijke andere manier van organiseren vraagt om nieuwe heldere spelregels:

  1. Alle taken/werkzaamheden van het team (ook alle stafactiviteiten) worden in rollen en verantwoordelijkheden beschreven. Er zijn drie standaardrollen naast de overige, inhoudelijke  teamrollen: die van Lead-link (de persoon die het team samenstelt, rollen toebedeelt en zorgt voor rapportages en verbindingen naar de buitenwereld), de facilitator (voorzitter van overleg) en de secretaris.
  2. Er zijn drie aparte afstemmingsituaties met strikt gescheiden doelstellingen o.l.v. een facilitator: a) Dagelijks start overleg: hoe ging het gisteren, wat ga je vandaag doen, heb je nog iets nodig? b) Periodiek Rol-overleg: problemen en kansen in de uitvoering van de rollen, en c) Periodiek: werkoverleg: problemen en kansen t.a.v. de uitvoering van het werk
  3. De teamleden zijn zelf verantwoordelijk en bevoegd voor het uitvoeren van hun rol en voor de uitvoering van het werk. Autoriteit is daarbij niet langer gebaseerd op het vervullen van een functie, (manager, coordinator etc)  maar op de wijze waarop rol en verantwoordelijkheid worden ingevuld. (facilitator, vakinhoudelijke e.d.) Besluitvorming wordt niet door een leidinggevende opgelegd, maar komt tot stand op basis van wat werkt, door  zgn. integratieve besluitvorming

Voor de implementatie van deze werkwijze is het nodig om alle taken en projecten in kaart te brengen en toe te delen naar de rollen. De basisprincipes van de werkwijze worden vastgelegd in een overeenkomst. Vervolgens worden de competenties en talenten van de teamleden in kaart gebracht en gekoppeld aan de diverse rollen. Tot slot worden de alle teamleden opgeleid in de nieuwe manier van afstemmen, kort en krachtig en actiegericht.

In enkele maanden leiden wij teams op om te komen tot deze effectieve werkwijze van zelforganisatie. Voor meer informatie: Noordeling, Eef Botjes, tel: 06 13049254. Esther van der Zee, 06 20975730